مقدمه
در دنیای امروز که سرعت، دقت و امنیت در تبادل اطلاعات حرف اول را می‌زند، سازمان‌ها ناگزیر به ترک فرآیندهای سنتی و کاغذی شده‌اند. یکی از مؤثرترین ابزارهای تحول دیجیتال در حوزه ارتباطات سازمانی، نرم افزارکارپوشه مکاتبات الکترونیک است. شرکت سپنتا سیستم، با بهره‌گیری از تجربیات خود در حوزه BPMS و نرم‌افزارهای سازمانی، اقدام به توسعه نرم‌افزار «کارپوشه مکاتبات الکترونیک» کرده که در ادامه، آن را بررسی خواهیم کرد.
۱. معرفی نرم‌افزار کارپوشه مکاتبات الکترونیک سپنتا
نرم‌افزار کارپوشه مکاتبات الکترونیک سپنتا، یک سامانه تحت وب برای ثبت، گردش، بایگانی و پیگیری مکاتبات اداری است که برای سازمان‌های دولتی، نهادهای عمومی و شرکت‌های خصوصی طراحی شده است. این نرم‌افزار ضمن حذف نیاز به مکاتبات فیزیکی و بایگانی کاغذی، امکان مدیریت ساختاریافته‌ی نامه‌ها، درخواست‌ها، ارجاعات و پیوست‌های مرتبط را فراهم می‌سازد.ساختار این نرم‌افزار بر مبنای اصول مدیریت فرآیند، امنیت اطلاعات و تجربه کاربری توسعه یافته و می‌تواند با سامانه‌های دیگر مانند اتوماسیون اداری، BPMS و سیستم‌های آرشیو مستندات ادغام شود.
۲. قابلیت‌های کلیدی نرم افزار
۲.۱. ثبت و طبقه‌بندی مکاتبات
این سامانه به صورت هوشمند، سه نوع مکاتبه را مدیریت میکند:
• نامه‌های وارده: نامه‌هایی که از خارج سازمان وارد می‌شوند، با امکان ثبت شماره وارده، تاریخ دریافت، اسکن و پیوست فایل‌ها.
• نامه‌های صادره: نامه‌هایی که توسط سازمان تولید و ارسال می‌شوند، همراه با تولید شماره اتوماتیک و پیوست امضای دیجیتال.
• مکاتبات داخلی: گردش نامه‌ها میان واحدهای درون‌سازمانی با قابلیت تعریف مسیر گردش، شرح ارجاع و اولویت.
• تعریف ساختار طبقه‌بندی موضوعی، نوع، طبقه‌بندی امنیتی و فوریت
• امکان ثبت شماره نامه‌های سازمانی به صورت خودکار یا دستی
۲.۲. کارپوشه‌های شخصی و مدیریتی
• داشبورد اختصاصی برای هر کاربر با قابلیت مدیریت نامه‌های دریافتی و ارسالی : نامه‌های دریافتی، ارسالی، پیش‌نویس و ارجاع شده
• امکان پیگیری ارجاعات و پاسخ‌ها: قابلیت افزودن یادداشت، الصاق فایل، پاسخگویی یا ارجاع مستقیم
• ارائه اعلان‌های لحظه‌ای (Notifications) : هشدار برای نامه‌های معوق و نیازمند اقدام فوری
۲.۳. جستجو و بازیابی پیشرفته
یکی از ویژگی‌های متمایز این نرم‌افزار، امکان جستجوی ترکیبی است:
• جستجو بر اساس شماره نامه، کلیدواژه، نوع، طبقه‌بندی امنیتی، تاریخ، موضوع و گیرنده
• ذخیره جستجوهای پرتکرار برای استفاده مجدد
• پشتیبانی از جستجوی فازی برای یافتن اطلاعات مشابه یا ناقص
۲.۴. سیستم ارجاع و گردش مکاتبه
• تعریف فرآیندهای گردش نامه بر اساس ساختار سازمانی
• ارجاع ساده یا توزیعی
• ثبت سوابق ارجاع و امضا
۲.۵. امنیت و محرمانگی
امکان تعیین سطوح دسترسی برای کاربران، بر اساس نقش یا واحد سازمانی
• پشتیبانی از طبقه‌بندی نامه‌ها بر اساس سطح محرمانگی (عادی، محرمانه، خیلی محرمانه)
• ثبت گزارش کامل فعالیت‌ها (Audit Trail)
۲.۶. گزارش‌گیری و داشبورد مدیریتی
• گزارشات آماری از حجم مکاتبات، زمان پاسخگویی، مکاتبات معوق و…
• امکان سفارشی‌سازی گزارش‌ها براساس نیاز مدیریت
۳. مزایای نرم‌افزار برای سازمان‌ها
۳.۱. کاهش هزینه‌های عملیاتی
با حذف کاغذ، پست داخلی و بایگانی فیزیکی، هزینه‌ها به‌صورت چشم‌گیری کاهش پیدا میکند.
۳.۲. تسهیل در مدیریت زمان و پاسخگویی
زمان پاسخ به مکاتبات از چند روز به چند دقیقه کاهش می‌یابد.
۳.۳. ردیابی و شفافیت در فرآیندها
هر مکاتبه قابل ردیابی است؛ از لحظه ثبت تا پاسخ نهایی.
۳.۴. افزایش امنیت اطلاعات
اطلاعات در فضای دیجیتال با امنیت بالا نگهداری می‌شود و دسترسی به آن کنترل شده است.
۴. تمایزات رقابتی نرم افزارکارپوشه مکاتبات الکترونیک سپنتا
نرم‌افزار کارپوشه سپنتا، تنها یک ابزار ثبت مکاتبه نیست، بلکه یک پلتفرم یکپارچه سازمانی است که به‌راحتی با دیگر سیستم‌های سپنتا مانند BPMSو.... یکپارچه می‌شود.
۴.۱. رابط کاربری ساده و حرفه‌ای
طراحی ماژولار و کاربرپسند آن، امکان آموزش و بهره‌برداری سریع را فراهم میکند.
۴.۲. یکپارچگی با سایر سامانه‌ها
• اتصال به اتوماسیون‌های داخلی
• قابلیت وب‌سرویس برای تبادل با ERP، CRM
۴.۳. توسعه‌پذیری و بومی‌سازی
امکان افزودن فرم‌ها، فرآیندها، زبان‌ها و نیازهای خاص هر سازمان
۶. کاربردهای عملیاتی در سازمان‌ها
۶.۱. سازمان‌های دولتی
مدیریت مکاتبات بین واحدهای مختلف، پاسخگویی شفاف به ارباب‌رجوع، کنترل دقیق بر نامه‌های محرمانه و امنیتی.
۶.۲. شرکت‌های خصوصی
پیگیری درخواست‌های مشتریان، ارتباط بین دپارتمان‌ها، مدیریت نامه‌های حقوقی و مالی.
۶.۳. نهادهای عمومی و NGOها
مدیریت مکاتبات با ادارات دولتی، شفافیت در گردش اطلاعات داخلی.
۷. نقش این نرم‌افزار در تحول دیجیتال سازمانی
با پیاده‌سازی نرم‌افزار کارپوشه مکاتبات الکترونیک سپنتا، سازمان‌ها می‌توانند:
• از فرآیندهای جزیره‌ای به فرآیندهای یکپارچه دیجیتال مهاجرت کنند.
• اطلاعات را به دارایی قابل تحلیل و گزارش‌پذیر تبدیل کنند.
شایان ذکر است که نرم افزار کارپوشه مکاتبات الکترونیک امکان برقراری ارتباط با نرم افزار های اتوماسیون اداری و BPMS آیکن را داشته و ضمن یکپارچگی سامانه ها، سادگی و چابکی سامانه ها ی سازمان را تامین میکند.