فواید و محاسن مکاتبات الکترونیک به همراه آمارها (پارت دوم )
صرفه‌جویی در هزینه‌ها
شاید مهم‌ترین و پراهمیت‌ترین فایده‌ی سیستم‌ها و مکاتبات الکترونیک از نگاه مدیران سازمانی، صرفه‌جویی اقتصادی و جلوگیری از هزینه‌های سرسام‌آور و تکرارشونده سیستم‌های کاغذی و سنتی باشد. می‌توان خیلی ساده و با در نظر گرفتن برخی آمارهای واقعی اعلام‌شده توسط سازمان‌ها و فرمول‌های ساده طرح توجیه اقتصادی تبدیل سیستم سنتی به سیستم‌های مکانیزه را ایجاد و هر مدیری را به هر چه سریع‌تر انجام دادن این مهاجرت ترغیب کرد. به‌طورکلی هر جا که رد پای کاغذ وجود داشته باشد، سازمان‌ها با هزینه‌های آشکار و پنهان زیادی مواجه خواهند بود که در زیر به برخی از آن‌ها با ذکر یک مثال ساده اشاره‌شده است.
1: صرفه‌جویی در مصرف کاغذ
در یک سازمان با روش مکاتبات کاغذی یک نامه‌ی ساده اداری، به‌طورمعمول به 5 الی 8 نسخه کاغذی (نسخه پیش‌نویس، نسخ اصلاحات، نسخه نهایی برای امضا، نسخه‌های چاپ‌شده برای رونوشت‌های داخلی، نسخه‌های بایگانی سازمانی و شخصی، نسخه رونوشت‌های ثبت صادره) تبدیل می‌شود و این در حالی است که در سامانه‌های الکترونیکی فرآیندهای از قبیل اصلاحات، ارجاعات، بایگانی‌های شخصی و سازمانی، رونوشت‌های داخلی و حتی رونوشت‌های ثبت صادره در صورت داشتن ارتباط الکترونیک با سازمان مقصد برون‌سازمانی، به‌صورت مکانیزه و الکترونیکی انجام‌شدنی است و می‌توان در این روش مصرف کاغذ را به حداقل و یا در شرایطی حتی به صفر برساند. مصرف کاغذ مربوط به نامه‌های اداری را که کنار بگذاریم، سازمان‌ها و شرکت‌ها با انبوهی از برگه‌ها، گزارشات و اسناد کاغذی مواجه هستند که در سازمان و واحدها به گردش درمی‌آیند و سالانه عدد قابل‌ملاحظه‌ای را به خود اختصاص می‌دهند و این در حالی است که همه این برگه‌ها و گزارشات و اسناد می‌توانند بر بستر سامانه‌های مکاتبات الکترونیکی چون اتوماسیون اداری، طراحی و تولیدشده و از مصرف کاغذ و هزینه‌های مربوط به خرید، چاپ، حمل‌ونقل و انبارداری آن جلوگیری کنند.
با ذکر چند مثال و فرمول ساده می‌توان میانگین مصرف سالانه کاغذ و درنتیجه به میزان صرفه‌جویی و بازگشت سرمایه واقعی که با راه‌اندازی اتوماسیون‌های اداری در یک سازمان و شرکت اتفاق می‌افتد خواهیم رسید.
سازمان و یا شرکتی (متوسط یا بزرگ) را در نظر بگیرد که سالانه حدود 100000 عدد، نامه، فرم و گزارش کاغذی را تولید و به بین واحدهای سازمانی و حتی برون‌سازمانی به گردش درمی‌آورد و همان‌طور که در بالا اشاره شد ممکن است به‌طور متوسط هر یک از این نامه‌ها، برگه‌ها و گزارشات به 5 برگه کاغذ A4 تبدیل‌شده تا بتواند نیازهای سازمانی را مرتفع سازد. این عدد یعنی سالانه در حدود 500000 برگه کاغذ در این سازمان مورد استفاده قرار گرفته و با توجه به مبالغ و ارقام سال 1400 عددی بالغ‌بر 600،000،000 ریال به سازمان تحمیل نماید.
(تعداد برگه کاغذ مصرف‌شده / تعداد کاغذ در هر بسته) * مبلغ هر بسته کاغذ در سال 1400
تعداد برگه A4 مصرف‌شده در سال 500000 عدد
تعداد برگه کاغذ در هر بسته 500 برگه
تعداد بسته‌های مصرف‌شده در سال 1000 بسته
مبلغ هر بسته کاغذ A4 در سال 1400 600،000 ریال
جمع مبلغ هزینه شده برای خریداری کاغذ در یک سال 600،000،000 ریال
در فرمول بالا هزینه‌های چون هزینه‌های چاپ سربرگ‌ها و برگه‌ها، بسته‌بندی، حمل‌ونقل و انبارداری محاسبه نشده و تنها قیمت کاغذ A4 خام 80 گرمی در نظر گرفته‌شده است؛ و این در حالی است که میزان مصرف کاغذ در سامانه‌های الکترونیک و اتوماسیون‌های اداری نزدیک به صفر رسیده و مدیران سازمانی می‌توانند به این واسطه سالانه معادل با مبلغ فوق را تنها از راه صرفه‌جویی در مصرف کاغذ صرفه‌جویی نمایند.
2: صرفه‌جویی در مصرف سخت‌افزارهای همچون چاپگر و جوهر
به میزان کاهش مصرف کاغذ میزان استفاده از منابع سخت‌افزاری نیز کاسته می‌شود و تعداد پرینت‌ها، تعمیرات چاپگرها، شارژ کارتریج‌ها به کمترین میزان مصرف خواهد رسید و در سویی نیاز به داشتن پرینتر و دورنگار در هر واحد و دفتری بی‌دلیل و درنتیجه هزینه‌ی تأمین این منابع به شکل چشم‌گیری کاهش پیدا می‌کند.
3: کاهش هزینه‌های پست، پیک و ارسال و مراسلات
با الکترونیکی کردن ارتباطات در بین واحدها و سازمان‌ها، ارجاع و انتقال نامه‌ها و اسناد به‌صورت الکترونیکی و بدون نیاز به عوامل انسانی انجام‌شده و نقش پست، نامه‌بر و پیک را کمرنگ یا حذف خواهد کرد و درنتیجه هزینه‌های ناشی از آن، شامل حمل‌ونقل، حقوق، پست و پیک در مقایسه با سیستم‌های سنتی و کاغذی که انتقال نامه حتی از یک واحد به واحدی دیگر را یک نیروی انسانی انجام می‌داده بسیار کمتر خواهد کرد. در کنار این صرفه‌جویی، منابع انسانی فعال در این حوزه را نیز ازلحاظ فنی ارتقاء داده و در سمت‌های به‌مراتب مفیدتر قرار خواهد داد.
سازمانی را تصور کنید که به دلیل پراکندگی جغرافیایی یا وجود دفاتر در شهرهای مختلف کشور مجبور به انتقال نامه‌ها و فرم‌های کاغذی از طریق پست و پیک باشد؛ یعنی علاوه بر هزینه‌های ناشی از مصرف کاغذ سالانه هزینه هنگفتی را بابت حمل‌ونقل و ارسال و مراسلات بپردازد. در نقطه مقابل درصورتی‌که سازمان به نرم‌افزارها و سامانه‌های الکترونیکی چون اتوماسیون‌های اداری مجهز باشد، این ارسال و مراسلات می‌تواند تحت قالب ارجاعات نرم‌افزاری در بین دفاتر و واحدهای زیرمجموعه و یا حتی سازمان‌های همکار و تجاری، بدون هزینه و با بیشترین سرعت ممکن صورت پذیرد و مبالغی را که تا پیش‌ازاین به‌صورت مستمر پرداخت می‌کرده صرفه‌جویی کند. قابلیت گستردگی اتوماسیون‌های اداری و بهره‌مندی از امکان اشاره‌شده می‌تواند در سطح یک ساختمان، یک مجتمع، دفاتر مستقر در یک شهر یا کشور و حتی ارتباطات بین‌المللی باشد.
4: کاهش هزینه‌های بایگانی و آرشیو اسناد
فقط کافی است برای یک‌بار به اتاق بایگانی یک سازمان یا شرکت مراجعه کرده باشید تا با خیل و حجم بسیار زیاد کاغذ، زونکن، فایل، قفسه‌های ای تودرتو، نیرو یا نیروهای بایگان برای ثبت، مدیریت و جستجوی مستندات مواجه شوید، جدا از دیگر معایب بایگانی‌های سنتی و کاغذی که در بخش‌های دیگر به آن می‌پردازیم، با یک محاسبه ساده می‌توان پی به هزینه‌ی بسیار زیاد و توجیه‌ناپذیر این نوع بایگانی برد. هزینه‌های از قبیل هر برگه کاغذ و پرینت، خرید تجهیزات اتاق بایگانی، اختصاص فضای فیزیکی بسیار پرارزش این روزها، منابع انسانی و غیره همه و همه هزینه‌ی هنگفتی را به مدیران شرکت‌ها در هر سطحی که باشند، از یک شرکت کوچک تا بدرات بزرگ تحمیل می‌کند. این در صورتی است که با یک سیستم اتوماسیون اداری و آرشیو ساده الکترونیکی می‌توان این هزینه‌ها را به حداقل رسانده و توجیه اقتصادی سیستم الکترونیکی را در کنار دیگر محاسن سیستم بایگانی (که به‌تفصیل در بخش‌های بعدی توضیح داده خواهد شد) به مدیران شرکت‌ها وادارات هدیه کرد. لازم به ذکر است امکان ذخیره نسخه الکترونیکی نامه‌ها و اسناد به‌دفعات نامحدود، ساخت زونکن‌های نامحدود به‌صورت تودرتو باقابلیت کدینگ و جستجوی ساده و پیشرفته، بایگانی بدون نیاز به مکان فیزیکی زیاد و بر روی سرورها، کاهش هزینه‌های منابع انسانی و ... ازجمله برتری‌های اقتصادی سیستم آرشیو الکترونیکی به سیستم سنتی هست.
به هزینه‌های اشاره‌شده در فوق، اختصاص فضای کاری گران‌قیمت ادارات، هزینه نگهداری و امنیت فیزیکی بایگانی‌ها، استهلاک تجهیزات بایگانی و هزینه معدوم‌سازی مستندات قدیمی را نیز باید افزود. درحالی‌که در بایگانی‌های الکترونیک این هزینه‌ها به حداقل رسیده و بازگشت سرمایه سرشاری را حاصل خواهد کرد.
5: صرفه‌جویی در تعداد نیروی کار و بهینه‌سازی وقت عملیاتی منابع انسانی
همان‌طور که از اسم اتوماسیون‌های اداری مشخص است، این نرم‌افزارها در کنار فواید ذکرشده وظیفه دارند بخش زیادی از فعالیت‌های اداری، همچون ثبت و تولید نامه و برگه‌ها، به گردش درآوردن اطلاعات، بایگانی مکاتبات، تصمیم‌گیری‌های هوشمند، ارجاعات و دستورات، بهینه‌سازی‌ها و گزارش‌گیری‌ها را به‌صورت خودکار و به‌واسطه امکانات نرم‌افزاری انجام دهند. فعالیت‌هایی که در سیستم‌های سنتی و کاغذی با اختصاص تعداد زیادی از منابع انسانی و یا با صرف وقت عملیاتی زیاد انجام‌شدنی و مشمول دوباره‌کاری‌ها و خطاهای کاربری نیز خواهد بود؛ بنابراین با پیاده‌سازی مکاتبات الکترونیک به‌واسطه نرم‌افزارها، در حوزه منابع انسانی دو دستاورد بزرگ در سازمان‌ها اتفاق خواهد افتاد.
1- کاهش تعداد نیروی انسانی با میزان فعالیت مشابه در مقایسه با مکاتبات کاغذی و درنتیجه افزایش بهره‌وری سازمانی و کاهش هزینه‌ها در این حوزه
2- بهینه‌سازی در وقت عملیاتی کارمندان که خود در کنار رضایت شغلی و افزایش بهره‌وری فردی و تعالی سازمانی موجب صرفه‌جویی در منابع مالی نیز خواهد شد.
وقت عملیاتی برای سازمان وقتی است که در آن، خروجی برای سازمان تولید می‌شود؛ بنابراین وقت‌هایی که در آن، تولید کالا، خدمات، تحلیل، انجام وظایف سازمانی و ... انجام می‌شود، جزو وقت عملیاتی کارکنان هست و در نقطه مقابل با دوباره‌کاری‌ها، اشتباهات، اختصاص زمان بیش از استاندارد برای یک فعالیت و بی‌نظمی‌هایی که در مکاتبات کاغذی اتفاق می‌افتد این آمار و هزینه مربوط به آن رشد منفی خواهد داشت. وقت عملیاتی‌ای که بهای تمام‌شده‌ی یک دقیقه‌ی آن در سال 1۳۹۹ حداقل ۹.۳00 ریال است؛ و درصورتی‌که سازمان بتواند به‌واسطه پیاده‌سازی مکاتبات الکترونیک در انجام وظایف و فعالیت‌های سازمانی بهینه‌سازی انجام دهد درواقع توانسته است وقت عملیاتی سازمان را مدیریت و منابع مالی کمتری را با همان بهره‌وری به حوزه منابع انسانی اختصاص دهد.
به‌طور مثال در مکاتبات کاغذی نامه‌ها و اسناد پس از گردش و پایان مراحل اداری برای فرد بایگان و واحد بایگانی ارسال می‌گردد و با توجه به حجم نامه و مکاتبات، یک یا چند نیروی انسانی فیزیک آن‌ها را در زونکن‌ها قرار می‌دهند؛ که این امر جدای معایب دیگر که در فوق به آن اشاره شد، چند نیروی انسانی را به خود معطوف کرده و سازمان را با مشکلاتی مانند استخدام و هزینه‌های آشکار و پنهان آن مواجه خواهد کرد. در نقطه مقابل و در مکاتبات الکترونیکی که در اتوماسیون‌های اداری انجام می‌شود، عملیات بایگانی می‌تواند در کوتاه‌ترین زمان ممکن و به‌صورت خودکار توسط امکانات نرم‌افزاری صورت پذیرد و ضمن افزایش سرعت در فرآیند بایگانی و جستجوی اسناد، تعداد و وقت عملیاتی منابع انسانی را در این فعالیت و واحد سازمانی به حداقل برساند. این مثال ساده را می‌تواند به دیگر فعالیت‌ها و بخش‌های پرترافیک یک سازمان بسط داد و درمجموع صرفه‌جویی قابل‌ملاحظه‌ای را به این واسطه برای سازمان‌ها حاصل نمود.
هر قسمت معرفی یک امکان پیشرفته در اتوماسیون اداری فرزین – آی کن
نرم افزار فکس پیشرفته و تحت وب اتوماسیون
لینک خرید کتاب از صفر تا صد اتوماسیون های اداری