ابزار مناسب برای انجام مکاتبات اداری الکترونیکی در سازمان‌ها و شرکت‌ها
حال با علم بر مطالب فصل قبل و آشنایی با لزوم مهاجرت سازمان‌ها از روش مکاتبات سنتی به روش مکاتبات الکترونیکی، در این فصل به این موضوع می‌پردازیم که مناسب‌ترین و بهترین ابزار برای انجام مکاتبات الکترونیکی در شرکت‌ها و سازمان‌ها، به‌خصوص در کشورمان ایران چه ابزار و نرم‌افزارهایی خواهند بود. از سویی شاید ایران جز معدود کشورهایی باشد که نظام اداری آن از قوانین و الگوهای خاص و منحصر به فردی پیروی کرده و بی‌شک نیاز به سامانه‌ها و نرم‌افزارهایی مطابق با فرهنگ و نظام اداری اختصاصی خود داشته و اهمیت بررسی این موضوع را دوچندان خواهد کرد. در ادامه با تاریخچه مکاتبات الکترونیک و عناوین مهمی در جهت کمک به شناخت و درک موضوع فوق اشاره‌شده است.
ظهور اتوماسیون‌های اداری در کشور
با ظهور زبان‌های برنامه‌نویسی در ایران و هم‌زمانی‌اش با بلوغ اداری سازمان‌ها در اواخر دهه 70 ه ش اولین بذر نرم‌افزارهایی که بتوانند بخشی از مکاتبات و فرایندهای سازمانی را به‌صورت مکانیزه و الکترونیک در بیاورند گذاشته شد. در ابتدا و با وجود امکانات محدود نرم‌افزاری، سازمان‌ها بر این شدند که سامانه‌های را طراحی یا خرید کنند که ثبت، ذخیره، جستجو، شماره‌گذاری نامه‌های اداری را انجام داده و روال‌های دبیرخانه را آسان نمایند. ازاین‌رو نرم‌افزارهای ساده تحت سیستم‌عامل‌های قدیمی چون Dos و یا نرم‌افزارهای تحت ویندوز طراحی و تولید شد که تنها می‌توانست مشخصات نامه‌های واردشده به سازمان، صادره از سازمان و داخلی را در خود ثبت و شماره‌گذاری کند. درواقع یک دفتر اندیکاتوری ساده‌ی نرم‌افزاری که البته بعدها به‌گونه‌ای توسعه داده‌شده تا علاوه بر ثبت مشخصات نامه، تصاویر اسکن شده نامه‌ها را نیز در خود ثبت نماید.
با گذشت زمان و با پیشرفت تخصص در حوزه‌ی برنامه‌نویسی و البته نیاز به گردش نامه‌ها و انجام فرایندهای اداری یک نامه به‌صورت الکترونیک، بالاخره نسل اول نرم‌افزاری‌های که اکنون به اسم اتوماسیون اداری می‌شناسیم در کشور تولید و به بهره‌برداری رسید. این در حالی بود که نرم‌افزارهای قدیمی علاوه بر قسمت دبیرخانه، توانستند کارتابل کاغذی را نیز به کارتابل الکترونیکی تبدیل کنند و نامه‌ها بعد از ثبت در دبیرخانه‌ها به‌صورت الکترونیکی و در بین کارمندان و مدیران سازمان نیز به گردش درآیند. یک تحول بسیار شگرف در نظام اداری کشور که علی‌رغم اشکالات و کاستی‌های زیاد، در زمان و نوع خود بسیاری از مشکلات مکاتبات کاغذی را در سازمان‌ها، ادارات و شرکت‌های فعال در کشور برطرف می‌کرد.
سازمان بدون نامه کاغذی یا سازمان بدون کاغذ؟
از نگاه مدیران سازمان و متولیان امر در پیاده‌سازی سامانه‌ی مکاتبات الکترونیک، این سؤال بسیار مهم و تأثیرگذاری خواهد است، آیا قرار است یک سازمان با نرم‌افزارهایی تحت عنوان اتوماسیون‌های اداری به یک سازمان بدون نامه کاغذی تبدیل شود یا بایستی این نرم‌افزارها ابزاری باشند برای ایجاد یک سازمان بدون کاغذ؟ به زبان ساده‌تر هدف شرکت‌ها از راه‌اندازی نرم‌افزار اتوماسیون اداری حذف نامه کاغذی است یا حذف کلی کاغذ از روال‌ها و فرآیندهای اداری؟
در اوایل دهه 80 و با رشد تکنولوژی و زبان‌های برنامه‌نویسی، سازمان‌ها به دنبال این بودند که روال انجام ثبت، ذخیره و گردش نامه‌ها و مکاتبات اداری را به شکل الکترونیک و بدون کاغذ (Letter Less) تبدیل کرده و از معایب مکاتبات کاغذی فاصله بگیرند؛ که این مهم دست نیافتنی بود مگر به‌واسطه‌ی نرم‌افزارهایی تحت عنوان اتوماسیون‌های اداری؛ اما در ادامه با رشد سازمان‌ها، افزایش فعالیت‌ها، توسعه منابع انسانی و غیره، مدیران سازمانی با این چالش مواجه شدند که مکاتبات اداری و نامه‌ها تنها بخشی از کاغذبازی‌ها و فرایندهای سازمانی است و با راه‌اندازی اتوماسیون‌های اداری نسل قدیم تنها در این سال‌ها توانسته‌اند بخش کوچکی از فرآیندها و تنها دبیرخانه‌ی سازمان را الکترونیکی کنند و همچنان انبوهی از کاغذ و فرایندهای کاغذی در سازمان جاری است. درواقع سازمان‌ها و شرکت علاوه بر پوشش نیازهای قدیمی، نیاز به ایجاد یک سازمان بدون کاغذ (Paper less)، به این مفهوم که نه‌تنها نامه‌های داخلی، وارده و صادره به‌واسطه این نرم‌افزارها الکترونیکی شوند، بلکه فرم‌ها و فرآیندهای دیگر سازمان مانند فرم‌های اداری مرخصی و مأموریت، فرم‌های خرید و درخواست‌ها و ده ها فرآیند دیگر که به‌صورت کاغذی انجام شود، پیدا کردند.
این نیاز مهم خود به تنهایی جرقه اولیه، تولید اتوماسیون‌های اداری پیشرفته را در شرکت‌های تولیدکننده نرم‌افزار روشن کرد و شرکت‌های دانش‌بنیان نرم‌افزاری در اواخر دهه 80 ه ش و اوایل دهه 90 توسعه و تولید اتوماسیون‌های اداری پیشرفته را در دستور کار خود قرار دادند تا بتوانند خود را منطبق با نیازهای سازمانی در آورده و آن‌ها را در تبدیل به سازمان‌های بدون کاغذ یاری نمایند.
هر قسمت معرفی یک امکان پیشرفته در اتوماسیون اداری فرزین – آی کن
نرم افزار فکس پیشرفته و تحت وب اتوماسیون
لینک خرید کتاب از صفر تا صد اتوماسیون های اداری