ارتقاء سطح علمی منابع انسانی و سازمان
شاید در نگاه اول این حسن و برتری حاصل از پیاده‌سازی مکاتبات الکترونیک به چشم مدیران سازمان‌ها و شرکت‌ها نیاید اما با اندکی بررسی و نگاه ویژه تر در خواهیم یافت که ورود سامانه‌های الکترونیک ازجمله اتوماسیون اداری که در تمام بخش ها و واحدهای یک سازمان مورد استفاده قرار می‌گیرد، سطح علمی و سطح استفاده از تکنولوژی منابع انسانی را در یک سازمان ارتقاع خواهد داد. با توجه به رشد تکنولوژی در جامعه این مزیت نه‌تنها برای سازمان‌ها بلکه برای افراد و کارمندان در زندگی روزمره نیز ارزش‌افزوده ایجاد خواهد کرد. درواقع کارمندان، کارشناسان و مدیران با توجه به پیش نیاز ها، نیاز به کار با کامپیوتر، نیاز به دانستن اصول مکاتبات، به پیشرفت و یاد گیری ترغیب و درنتیجه سطح سواد کامپیوتری و علمی آنها بالا تر رفته و بهره‌وری بیشتری را به سازمان هدیه خواهند کرد. به‌عنوان مثال و در ساده ترین شکل ممکن ثبات دبیرخانه برای اینکه بتواند از شکل سنتی و استفاده از خودکار برای ثبت در دفترچه به شکل الکترونیک مهاجرت کند و به‌جایگاه شغلی خود استحکام دهد می بایست کار با رایانه، کار با نرم افزار و مهارت های چون ICDL را فراگیرد. این مثال را می‌تواند به تمام بخش ها بست داد و بافرهنگ سازی های متسمر، با سازمانی که در از نظر سطح علمی جهش قابل توجهی داشته است مواجه شد.
از نگاهی دیگر سازمان برای پیاده‌سازی اتوماسیون‌های اداری و همچنین افزایش بهره‌وری نیاز به نیروهای متخصص و آشنا با دانش روز دارد که این خود باعث می‌شود جذب منابع انسانی با فیلتر خاص و ویژه تری انجام شود و درنتیجه بدنه ی کارشناسی یک سازمان از منابع انسانی متخصص و با دانش ساخته شود.
حفظ محیط زیست و کاهش آلودگی
یکی از مسئولیت های اجتماعی و اخلاقی هر فرد و هر سازمان موضوع حفظ و مراقبت از محیط زیست هست، جایی که تولید، چاپ و مصرف کاغذ در تخریب آن نقش اصلی داشته و موجود تخریب جنگل ها، محیط زیست و البته تولید روزافزون آلاینده‌های زیست‌محیطی شده است. در کنار چاپ مجلات، روزنامه‌ها و کتب، مکاتبات کاغذی و روال‌های اداری سنتی نیز سهم بسیار زیادی در تولید، چاپ و مصرف کاغذ را در کشور دارد. پرواضح است با راه‌اندازی درست و عملیاتی اتوماسیون‌های اداری، سامانه‌های الکترونیکی و حرکت به سمت سازمان بدون کاغذ می‌توان به این مهم دست‌یافت و هر چند کم یک گام به حفظ محیط زیست پیرامون خود و این کره خاکی نزدیک شد. شاید فقط با 10% درصد کاهش مصرف کاغذ به ازای هر نفر، می‌تواند میلیون ها درخت را از خطر قطع شدن نجات داد، درختانی که حیات ما و زمین را تأمین می کنند.
برای هرچه شفاف تر شدن اهمیت این موضوع در زیر تنها به چند آمار و خبر را از نظر میزان مصرف کاغذ و تاثیر گذاری آن بر روی محیط‌زیست اشاره‌شده است. خواندن فقط همین چند نکته کافی است که هر انسانی را در هر موقعیت شغلی یا شخصی که در آن قرار دارد به آن فکر وا دارد که هر چند کم در مسیر الکترونیکی شدن روال‌های شغلی و فردی و حذف کاغذ گام برداشه و از هر حرکتی با این موضوع حمایت نماید.
- آیا می دانستید برای تولید هر 8333 برگ کاغذ، باید یک درخت سبز 10 تا 20 ساله قطع شود؟
- آیا می دانستید برای تولید هر برگ کاغذ، حدود 1.35 گرم آلودگی و برای چاپ، هم آلودگی جداگانه ای ایجاد می شود؟
- بنابر آمار، هر سال برای تأمین کاغذ اداری، بیش از 350 میلیون درخت قطع می‌شود.
- از کاغذ هایی که هر سال دور ریخته می‌شود، می‌توان دیواری به بلندی سه متر و نیم از شهر تهران تا پاریس کشید.
- دور ریختن هر تن کاغذ، یک متر مربع از فضای دفن زباله را اشغال میکند.
- حدود 70% از زباله های اداری کاغذ قابل بازیافت است.
- برای تولید هر کیلوگرم کاغذ، حدود ۳۰۰ لیتر آب مصرف می شود. (یک برگ کاغذ A4 80 gr برابر ۵ گرم می باشد)
- مصرف کاغذ در ایران 22 تا 25 کیلوگرم به ازای هر نفر در سال هست.
- انسان، در هر ۲ ثانیه، معادل یک زمین فوتبال از جنگل های جهان را تخریب می کند.
- بنابر آمار موسسه ی راکی مانتین، برای بکار افتادن تمام دستگاههای دورنگار در آمریکا، انرژی معادل 70 هزار تن زغال سنگ لازم است.
- آیا می دانستید برای تولید هر برگ کاغذ، حدود 15 وات ساعت انرژی و برای چاپ، هم انرژی جداگانه ای مصرف می شود؟
- تولید یک تن کاغذ اداری به 24 درخت سبز نیاز دارد
- تولید یک تن کاغذ برای مجله ی با کیفیت به 15 درخت سبز، تولید یک تن کاغذ روزنامه به 12 درخت سبز و تولید یک تن کاغذ برای مجلات خبری و اکثر کاتالوگ ها به 8 درخت سبز نیاز دارد.
- انرژی مصرفی و آلودگی ناشی از جابجایی ها ( از زمان بریده شدن درخت تا رسیدن به کارخانه، از کارخانه تا رسیدن به انبار مصرف کننده، از محل انبار تا رسیدن به چاپگر، پس از زمان چاپ تا رسیدن به دست گیرنده ی متن چاپ شده، بایگانی احتمالی در محل گیرنده، مراجعات به بایگانی، معدوم/امحا/خرد شدن و ...) را هم باید جداگانه محاسبه کرد.
- تعداد درخت سبز مورد نیاز، در عمل، بستگی به نوع و کیفیت درخت (مانند جنس و سال) و فرآیند و تکنولوژی تولید و نوع کاغذ خروجی (اداری، مجله، روزنامه) و همچنین نسبت درخت سبز قطع شده به درختان غیر زنده و کاغذ باز یافت شده دارد.
- منظور از درخت سبز، درخت زنده ای با قطر حدود 20 سانتی متر و ارتفاع حدود ۴٫۴ متر با عمر 10 تا 20 سال می باشد.
- جنگل ها، ریه ی زمین هستند و هر درخت، اکسیژن کافی برای تنفس ۳ نفر را تأمین می کند.
- حدود ٪۳۳ زباله های شهری و ٪۲۵ زباله های روی سطح زمین مربوط به کاغذ است.
در مجموع و با توجه به ارقام و آمار اشاره‌شده در بالا می بایست گفت اتوماسیون‌های اداری و سامانه‌های الکترونیک در حفظ درختان، کاهش دمای زمین، کاهش مصرف آب، کاهش آلودگی هوا به واسط ی عدم قطع درختان، کاهش حمل‌ونقل، عدم تولید آلاینده‌های صنعتی در مسیر تولید و ساخت و غیره نقش فوق العاده ای بازی خواهند کرد و درجمله پایانی باید گفت شاید هیچ یک از فواید اینگونه سامانه‌ها انگیزه ی کافی را برای ایجاد، حمایت و استفاده از آن در افراد و کارکنان یک سازمان ایجاد نکند اما این حسن تنها برتری ای است که هر انسانی را در هر جایگاه مقابل خالق، نسل بعد و البته نسل جاری مسئول قرار خواهد داد و وجدان آدمی را از بابت انجام و حمایت آن آسوده خواهد کرد.
هر قسمت معرفی یک امکان پیشرفته در اتوماسیون اداری فرزین – آی کن
نرم افزار فکس پیشرفته و تحت وب اتوماسیون
لینک خرید کتاب از صفر تا صد اتوماسیون های اداری