داشبورد مدیریت

بزرگترین بیماری یک سازمان کمبود اطلاعات دقیق و بموقع می باشد. با وجود این حقیقت, مدیران برای تصمیم گیری تحت فشار هستند و معمولا بر اساس یک تصمیم گیری حدسی مجبور به ریسک می شوند. این ریسکها بعضا باعث از دست رفتن یکسری سودها و منافع کسب و کار می شوند. بستر هوشمندی کسب و کار و داشبورد مدیریت امکان مدیریت داده ها, دستیابی به داده ها و تحلیل داده ها را در زمان و هزینه کمتر امکان پذیر می سازد.

داشبورد در کسب و کار شما شبیه داشبورد اتومبیل عمل خواهد کرد. میزان کیلومتر طی شده ، دمای آب رادیاتور ، میزان بنزین باقی مانده در باک ، سرعت، وضعیت ایمنی و … مجموعه اطلاعاتی است که داشبورد نصب شده در اتومبیل به صاحبان آن ارائه خواهد داد. کلیه این اطلاعات با وجود حیاتی و لازم بودن تنها به صورت یک هشدار عمل خواهند نمود و نسبت موفقیت به نحوه تصمیم گیری و سرعت عمل صاحب اتومبیل وابسته می باشد.

شاید به نظر برسد که داشبورد اتومبیل تنها یک لایه نمایش شکیل با طراحی مناسب است ، اما چند لحظه به اتومبیلی فکر کنید که نمیتوانید اطلاعی از وضعیت درونی آن داشته باشید و تمام سفرتان را باید با حدس و گمان و احتمال های غلط و درست و تصمیم گیری‌های مبهم طی کنید! و این وضعیت قطعاً غیر قابل تحمل خواهد بود.

داشبورد مدیریت این امکان را به مدیران شرکت شما میدهد که در هر لحظه عملکرد سازمان خود را مشاهده کرده و وضعیت آنرا نسبت به هدف نهایی تان پایش کنید. برای این منظور می بایست شاخص های کلیدی عملکرد سازمان و واحدها تعریف شود تا بتوان در هر لحظه از وضعیت شرکت و عملکردها واحدهای سازمانی مطلع شد.

علل استفاده از داشبورد :

با استفاده از این سیستم مدیران ارشد سازمان می توانند به سادگی در یک محیط زیبا و غیر پیچیده ، بر شاخصهای عملکردی سازمان ، بخش و یا واحد خود نظارت کامل و به روز داشته باشند. همچنین استفاده کنندگان اصلی داشبورد زمان زیادی از روز را خارج از محل کارشان میباشند ، داشبورد این امکان را برایشان مهیا میکند که از راه دور به اطلاعات مور نظرشان دسترسی داشته باشند.

مزایای داشبورد مدیریت :

• تعریف شاخص های کلیدی عملکرد سازمان (KPI)
• نظارت بر عملکرد سازمان و واحدها
• کمک به تصمیم گیری سریعتر و بهتر
• نمایش وضعیت کل سازمان در یک نگاه
• دسترسی سریع به اطلاعات از مجموعه چند منبع

مراحل کلی طراحی و پیاده سازی سیستم :

• فاز اول : شناسایی فرم ها و فرایندهای سازمان
• فاز دوم : شناسایی سیستم های جزیره ای سازمان
• فاز سوم : تعریف شاخصهای کلیدی عملکرد سازمان و واحدها (KPI)
• فاز چهارم : طراحی فرم ها و فرآِیندهای سازمان
• فاز پنجم : شناسایی سیستم داشبورد مدیریت
• فاز ششم : طراحی و پیاده سازی داشبورد مدیریت

داشبورد مدیریت گروه مهندسی آی کَن :

گروه مهندسی آی کَن با ارائه راه حل های مختلف در حوزه های اطلاعات مدیریت توانسته است در حوزه ی صنایع مختلف ، راه حلهای مناسبی را ارئه نماید و رضایتمندی مدیران این شرکت ها را در حوزه هلدینگ ها و شرکتهای سرمایه گذاری ، سازمان های دولتی و …. جلب نماید. در این راستا تولید داشبوردهای مدیریتی بر پایه موتور تولید گزارش را بعنوان راهکاری ارزشمند معرفی و در دسترس مشتریان خود قرار می دهد.

موتور فرم ساز

یکی از پرکاربردترین ماژول مورد نیاز در بهره گیری از سازمان الکترونیکی وجلوگیری از اتلاف کاغذ و زمان و …. استفاده از موتور تولید فرم می باشد. به کمک این موتور می توان، فرم ها و زیر سیستمهای سازمانی متفاوتی مانند سامانه تردد ( ماموریت، مرخصی، درخواست بلیط، درخواست مهمانسرا و ….) را طراحی و در سیستم راه اندازی نمود. موتور تولید فرم سامانه‌ی سازمان الکترونیک فرزین آی‌کن، ابزاری بسیار قدرتمند و کاملا تحت وب و کاربر پسند می باشد. توسط این موتور در کوتاهترین زمان ممکن فرم های مورد نظر (با امکان تولید خودکار پایگاه داده) طراحی و در اختیار ذینفعان قرار خواهد گرفت.

البته نکته حایز اهمیت در تولید فرم های الکترونیکی، ایجاد امنیت در داده ها و جلوگیری از ویرایش فرم پس از تایید در مراحل مختلف حرکت فرم می باشد که موتور تولید فرم سامانه‌ی سازمان الکترونیک فرزین آی‌کن با قابلیت تنظیم انجام مجوزها و قوانین امنیت فیلدها، امنیت مورد نیاز فرم های الکترونیکی را تضمین می نماید.

برخی مشخصات و امکانات ویژه موتور فرم ساز فرزین عبارتند از :

• به ‌طور کامل مبتنی بر تکنولوژی وب
• قابلیت تعریف انواع فرم‌های اداری، سازمانی، فنی، گزارش عملکرد و ISO توسط مدیر سیستم
• قابلیت ایجاد فرم‌های وابسته به یکدیگر جهت حفظ یکپارچگی اطلاعاتی در سازمان
• قابلیت تعریف قانون ایجاد ‌شماره بر روی انواع فرم‌های سازمانی
• قابلیت طراحی فرم‌ها مطابق با الگوی کاغذی
• قابلیت ارتباط دادن تعداد نامحدودی فرم، فایل، مدرک و سند به هر فرم
• امکان تعریف سطوح محرمانگی و سطوح دسترسی تا سطح فیلد روی هر فرم
• امکان تعریف فیلدها با انواع داده‌ (مانندعدد صحیح، اعشاری، امضا، فایل، URL، گزارش)
• قابلیت ارتباط فیلدهای یک فرم با سایر فرم‌های الکترونیکی سازمان
• قابلیت گردش خودکار فرم‌ها با استفاده از فرآیندهای تعریف شده در موتور گردش کار
• قابلیت تولید گزارش بر روی فرم‌ها با استفاده از موتور گزارش‌ساز فرزین
• قابلیت تولید گزارش از اطلاعات درون فرم ها با استفاده از موتور گزارش ساز
• قابلیت ارجاع فرم ها به کاربران در کارتابل
• ما‍ژول نوار ابزار پیشرفته جهت طراحی دکمه های مورد نیاز برای هر فرم
• استفاده از فیلد Grid در فرم برای ایجاد فرم های تو در تو

فرم الکترونیکی چیست؟

اگر به سازمان های دولتی یا شرکت های خصوصی مراجعه نماییم با انبوه فرم هایی مواجه می شویم که کارمندان برای هر عملی نیاز به استفاده از آنها دارند. فرمهایی که علاوه بر هزینه کاغذ و چاپ، هزینه زیادی هم جهت نگهداری فیزیکی طلب می کنند. با استفاده از ابزار قدرتمند موتور فرم ساز فرزین آی کن، علاوه بر رفع مشکلات مطرح شده، امکان جستجوی سریع بر روی فرم، مشاهده گردش فرم، تاریخ ثبت و یا تاریخ پاسخ و … را می توانیم در کوتاهترین زمان و با بالاترین دقت داشته باشیم.

نمونه از فرم های الکترونیکی طراحی شده در موتور تولید فرم سامانه‌ی سازمان الکترونیک فرزین آی‌کن :

سامانه تردد :

• درخواست مرخصی روزانه و ساعتی
• ماموریت ساعتی و روزانه به همراه زیر فرم هزینه های ماموریت
• اضافه کار
• درخواست تهیه بلیط
• درخواست خودرو
• درخواست مهمانسرا

سامانه مشتریان :

• ثبت اطلاعات شخص حقوقی (دفتر تلفن)
• ثبت قرارداد
• ثبت مناقصات

سامانه پرسنل :

• ثبت اطلاعات پرسنل
• درخواست وام
• درخواست تمدید دفتر بیمه

سامانه آموزش (ویژه دانشگاه ها موسسات آموزشی) :

• ثبت اطلاعات دانشجو
• تسویه حساب دانشجویان
• درخواست مرخصی تحصیلی
• درخواست مهمان
• درخواست افزایش سنوات
• درخواست وام دانشجویی

و نمونه های زیادی از این فرم های الکترونیکی، که در سامانه‌ی سازمان الکترونیک فرزین آی‌کن، طراحی و مورد استفاده قرار گرفته است.

آرشیو اسناد و مدارک

امروزه اسناد، مدارک و اطلاعات مکتوب یک سازمان و شرکت از چنان اهمیتی برخوردار شده‌ است که لزوم مستند سازی در اولویت کاری تمامی شرکتها ، سازمانها و ارگانها کاملا احساس شده است . حجم زیاد اسناد ، مدارک و اطلاعات موجود و اشغال بیش از حد فضا توسط این مستندات و نیز عدم دسترسی سریع و آسان ، دقیق و به موقع به این اطلاعات باعث کاهش ارزش و عدم در دسترس بودن به موقع آنها گردیده است.

از سوی دیگر رویکرد سازمان ها در جهت استاندارد سازی فرآیندها و رویه های سازمانی و همچنین الگوبرداری از یک مرجع جهانی معتبر؛ استانداردهای سیستم مدیریت کیفیت (ISO9001,14001,TS16949 )را به عنوان یکی از مراجع شناخته شده و معتبر برای تمامی سازمانها مدنظر قرار داده است ، که یکی از الزامات اصلی این استاندارد مقوله مستندسازی، به عنوان پایه و اساس سیستم مدیریت کیفیت می باشد. آنچه در موارد فوق مطرح گردید با وجود سیستم های سنتی بایگانی اسناد قابل دسترس نبوده و برای ارزش بخشی و قابل استفاده نمودن این اطلاعات می توان از سیستم مدیریت آرشیو اسناد و مدارک در سازمانها و شرکتها سود برد . نرم افزار آرشیو اسناد و مدارک یکی از مناسبترین و سریعترین راه حل ها جهت کاهش هزینه ها ، فضای نگهداری اسناد و سرعت بخشیدن به امور جاری ، بازیابی اطلاعات و دسترسی سریع ، دقیق و آسان به اسناد و مدارک و جلوگیری از بین رفتن اطلاعات به مرور زمان می باشد .

با توجه به موارد فوق گروه مهندسی آی کن اقدام به تولید و پیاده سازی سیستم آرشیو اسناد و مدارک نموده است.

برخی مشخصات و امکانات ویژه آرشیو اسناد و مدارک فرزین عبارتند از :

• امکان آرشیو کلیه اسناد اعم از فیزیکی و الکترونیکی
• امکان تعریف تعداد نامحدود بایگانی سازمان
• امکان تعریف درختی زونکن ها بصورت نامحدود
• امکان تعریف سطوح مختلف دسترسی به ساختار درختی بدون محدودیت
• امکان سطح بندی در سطح فرم های سازمانی در ۳ سطح سازمانی
• قابلیت انتقال ساختار درختی از یک بایگانی به بایگانی دیگر
• قابلیت کپی ساختار درختی از یک بایگانی به بایگانی دیگر
• امکان تعریف مجوز دسترسی ها تا سطح سند
• امکان تعریف سمت های امین برای دسترسی به اسناد و پرونده های خاص
• قابلیت ارجاع دسته بندی(زونکن) به اشخاص دیگر
• قابلیت ارجاع بخشی از اسناد داخل زونکن به اشخاص دیگر
• قابلیت مشاهده گردش یک مدرک و دستورات روی آن در حین گردش
• امکان جابحایی اسناد بین نسخه های متفاوت از نرم افزار آرشیو با استفاده از پروتکل FCF
• قابلیت مشخص نمودن زونکن در حالت های مخفی، فقط خواندنی و یا فقط ثبت برای افراد
• قابلیت تعریف کاربران متعدد با سطح دسترسی ها و فعالیت های مختلف به سیستم آرشیو سازمان

موتور گزارش ساز

این محصول یک ابزار بسیار کارآمد و تحت وب، برای تهیه گزارش‌های متنوع و مورد نیاز مدیریت از سیستم سازمان الکترونیک و همچنین تهیه‌ی انواع گزارش‌ از اطلاعات موجود در انبار داده سازمان (Data Warehouse) می‌باشد. با استفاده از این ابزار قادر خواهیم بود به انواع پایگاه‌داده‌هایOracle, SQL Server , Access, Excel متصل شده و روی هر پایگاه داده، گزارش‌های متنوع مدیریتی مورد نظر را ایجاد نماییم. همچنین با توجه به تحت وب بودن سیستم قادر خواهیم بود در صورت نیاز گزارش‌های مورد نظر خود را خارج از سازمان طراحی و یا مشاهده کنیم.

برخی مشخصات و امکانات ویژه موتور گزارش ساز عبارتند از :

• مدیریت همزمان چندین بانک اطلاعاتی از انواع پایگاه داده
• امکان تنظیم نمای گزارش، مطابق با خواسته‌های سازمان
• قابلیت ایجاد فرماستفاده از توابع SQL در تولید فیلدهای گزارشی جدید
• امکان انتخاب و استفاده از Stored Procedures, views, Tables مورد نظر در تهیه گزارش
• قابلیت ایجاد نتایج نموداری از گزارش
• امکان Export یک گزارش به فرمت‌های XML, Word, Excel, Access, SQL
• قابلیت ایجاد شاخص‌های آماری و شاخص‌های بهره‌وری از اطلاعات موجود در سیستم
• قابلیت ایجاد نتایج نموداری از گزارش
• قابلیت تعیین سطوح دسترسی کاربران به گزارش‌ها
• امکان تعریف انواع فیلتر روی گزارش‌ها
• یکپارچه با تمام ابزارها و زیرسیستم‌های سازمان الکترونیک
• امکان چاپ دسته‌ای Farzin Layout Servicce

موتور تعریف و اجرای گردش کار

گروه مهندسی آی کَن با ارائه ی این ابزار قدرتمند و تحت وب، سازمان ها را قادر می سازد تا گردش فرم ها، بدون دخالت کاربران، بر اساس فرآیند تعریف شده و با استفاده از اطلاعاتی که در فرم وارد شده است، به طور هوشمند انجام شود.

این ابزار در هر مرحله از گردش کار، با توجه به اطلاعات درون فرم، مرحله بعدی را تشخیص داده و آن را اجرا می نماید. این اطلاعات می تواند با اتصال خودکار به دیگر پایگاه داده های موجود در سازمان نیز به دست آید. همچنین این ابزار می تواند اطلاعات موجود در دیگر پایگاه داده های سازمان را به روز رسانی نماید.

این موتور می تواند به عنوان یک ابزار یکپارچه ساز سازمانی برای مکانیزه و هوشمند نمودن فرآیندهایی مانند صورت جلسات، خرید و ماموریت به کار گرفته شود. همچنین امکان تبادل اطلاعات بین سازمان الکترونیک و سایز نرم افزارهای موجود در سازمان(مانند حسابداری، پرسنلی، حقوق و دستمزد) فراهم می گردد.

برخی مشخصات و امکانات وی‍ژه موتور تعریف و اجرای گردش کار :

• به ‌طور کامل مبتنی بر تکنولوژی وب
• مستندسازی، تعریف و اجرای گردش‌کار به منظور بهبود فرآیندها در راستای افزایش بهره‌وری سازمانی
• امکان برقراری ارتباط با انواع پایگاه داده (Oracle, SQL Server, Access, Excel)
• پل ارتباطی بین فرآیندهای درون سازمانی(Back Office) و فرآیندهای برون سازمانی (Front Office)
• قابل استفاده به عنوان بستر ارتباطی بین نرم‌افزارهای مختلف سازمان و یکپارچه سازی آنها
• امکان طراحی و خودکارسازی فرآیندهای ISO به صورت گرافیکی
• امکان تعریف شروط و تصمیم‌گیری در مراحل مختلف گردش‌کار و فرآیند
• امکان انجام پردازش‌های خودکار در مراحل مختلف یک گردش‌کار
• امکان تراکنش با پایگاه داده و اسکریپت نویسی به دو زبان VB.Net و #C
• ماژول تعریف سرویس جهت استفاده بر روی دکمه‌های مورد نیاز در فرم‌ها
• قابلیت یکپارچگی با لایه SDK